Pflicht zur Gehaltstransparenz ab 2026: Was die EU-Richtlinie für Unternehmen bedeutet

Die EU-Entgelttransparenz-Richtlinie (EU 2023/970) bringt ab dem Jahr 2026 tiefgreifende Veränderungen für Unternehmen in der gesamten Europäischen Union mit sich. Das erklärte Ziel: Lohngerechtigkeit zwischen Frauen und Männern durch mehr Transparenz im gesamten Recruiting- und HR-Prozess. In diesem Artikel erfährst du, was hinter der Richtlinie steckt, welche konkreten Pflichten auf Unternehmen zukommen, ab wann diese gelten und wie ein praxisnaher Umsetzungsplan aussehen kann.

Die Einführung der EU-Entgelttransparenz-Richtlinie

Bereits am 26. Juni 2023 trat die EU-Richtlinie offiziell in Kraft. Sie verpflichtet alle Mitgliedstaaten dazu, die darin enthaltenen Vorgaben bis spätestens zum 7. Juni 2026 in nationales Recht umzuwandeln. Deutschland plant, dies über eine Erweiterung des bestehenden Entgelttransparenzgesetzes zu tun. Die neue Gesetzgebung ist eine Reaktion auf die anhaltende Entgeltlücke zwischen den Geschlechtern: EU-weit liegt der sogenannte Gender Pay Gap bei rund 13 Prozent, in Deutschland sogar bei etwa 18 Prozent.

Ziel der Richtlinie: Fairness und Gleichbehandlung im Gehaltssystem

Der Kern der Richtlinie ist einfach, aber tiefgreifend: Gleicher Lohn für gleiche oder gleichwertige Arbeit – unabhängig vom Geschlecht. Um dieses Ziel zu erreichen, setzt die EU auf konsequente Transparenzpflichten. Beschäftigte sollen künftig die Möglichkeit haben, Lohnunterschiede zu erkennen und, wenn nötig, dagegen vorzugehen. Arbeitgeber hingegen werden verpflichtet, ihre Entgeltstrukturen offenzulegen, systematisch zu analysieren und diskriminierungsfrei zu gestalten.

Das Ziel ist nicht nur die juristische Gleichstellung. Unternehmen, die frühzeitig Transparenz schaffen, steigern ihre Attraktivität auf dem Arbeitsmarkt, verbessern ihre Unternehmenskultur und stärken das Vertrauen innerhalb ihrer Belegschaft.

Wer ist von der EU-Entgelttransparenz-Richtlinie betroffen?

Grundsätzlich richtet sich die Richtlinie an alle Arbeitgeber in der Europäischen Union – sowohl im öffentlichen als auch im privaten Sektor. Dabei gelten abgestufte Pflichten, je nach Unternehmensgröße. Kleine Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten müssen insbesondere Informationsrechte für Bewerbende und Mitarbeitende umsetzen. Unternehmen mit 100 oder mehr Beschäftigten müssen zusätzlich regelmäßig Bericht erstatten. Ab 250 Mitarbeitenden ist die jährliche Berichterstattung über den Gender Pay Gap verpflichtend. Für Unternehmen mit 100 bis 249 Mitarbeitenden gilt eine Berichtspflicht alle drei Jahre, beginnend ab 2031.

Damit betrifft die Richtlinie nicht nur Konzerne, sondern auch Mittelständler, die künftig umfangreiche interne Strukturen und Prozesse aufbauen müssen, um gesetzeskonform zu handeln.

Neue HR-Pflichten ab 2026 – was konkret umgesetzt werden muss

Eine der auffälligsten Änderungen betrifft den Recruiting-Prozess. Arbeitgeber müssen schon vor dem ersten Bewerbungsgespräch entweder das Einstiegsgehalt oder die Gehaltsspanne für die ausgeschriebene Stelle angeben. Fragen nach der bisherigen Vergütung der Bewerberin oder des Bewerbers sind künftig ausdrücklich untersagt.

Auch bestehende Mitarbeitende erhalten weitreichende neue Rechte. Ab Inkrafttreten der nationalen Gesetzgebung können sie jährlich Auskunft über ihr eigenes Gehalt sowie das durchschnittliche Einkommen von Kolleginnen und Kollegen in vergleichbaren Positionen verlangen – aufgeschlüsselt nach Geschlecht. Die Arbeitgeber müssen diese Auskunft innerhalb von zwei Monaten erteilen, und zwar umfassend: Neben dem Grundgehalt sind auch Boni, Prämien, Zusatzleistungen oder sonstige geldwerte Vorteile offen zu legen. Darüber hinaus besteht eine Pflicht, Beschäftigte jährlich über dieses Auskunftsrecht zu informieren.

Besonders relevant für größere Unternehmen sind die regelmäßigen Entgeltberichte. Dabei müssen sie die Gehaltsstruktur geschlechterspezifisch analysieren. Liegt der Gender Pay Gap bei über fünf Prozent, ohne dass dies objektiv und geschlechtsneutral begründet werden kann, ist ein sogenanntes Pay Audit durchzuführen. Dieses umfasst eine detaillierte Überprüfung der Entgeltpraxis sowie die Einleitung konkreter Maßnahmen zur Gleichstellung.

Eine der wichtigsten Änderungen ist zudem die Beweislastumkehr bei Diskriminierungsfällen: Künftig muss nicht die betroffene Person, sondern der Arbeitgeber beweisen, dass Lohnunterschiede sachlich gerechtfertigt und nicht diskriminierend sind.

Praxisbeispiel: So wirkt sich das Gesetz im Alltag aus

Ein typisches Beispiel: Die „TechSolutions GmbH“ mit 200 Mitarbeitenden möchte Anfang 2026 neue Entwickler:innen einstellen. In der Stellenausschreibung muss die HR-Abteilung nun eine Gehaltsspanne angeben – zum Beispiel 52.000 bis 62.000 Euro Jahresgehalt. Im Bewerbungsprozess darf nicht mehr nach dem bisherigen Einkommen gefragt werden.

Einige Monate später stellt eine Mitarbeiterin in einer vergleichbaren Position einen Antrag auf Gehaltsauskunft. Die HR-Abteilung prüft die Rolle und teilt ihr innerhalb von zwei Monaten das durchschnittliche Gehalt aller Männer in ähnlicher Position mit – inklusive aller Zusatzleistungen. Dabei zeigt sich ein Gender Pay Gap von 6,2 Prozent. Da diese Lücke nicht mit objektiven Kriterien wie Berufserfahrung oder Qualifikationen belegt werden kann, wird ein internes Audit eingeleitet. Infolgedessen werden einige Gehälter angepasst. Im Folgejahr veröffentlicht die TechSolutions GmbH ihren Gender Pay Gap Bericht, in dem die Maßnahmen zur Gleichstellung transparent kommuniziert werden.

Durch diesen Prozess wird nicht nur die rechtliche Vorgabe erfüllt – auch die Arbeitgebermarke profitiert, da Bewerberinnen und Bewerber den fairen und transparenten Umgang mit Entgelt positiv bewerten.

Was Unternehmen jetzt konkret tun müssen

Spätestens jetzt sollten Unternehmen beginnen, ihre internen Systeme und HR-Prozesse auf die neue Gesetzgebung auszurichten. Dazu gehört zunächst eine strukturierte Erhebung aller Entgeltdaten – inklusive sämtlicher Benefits, Boni und Sonderzahlungen. Anschließend müssen alle Tätigkeiten im Unternehmen objektiv bewertet und in einheitliche Rollencluster überführt werden.

Ebenso wichtig ist die Überarbeitung des gesamten Recruiting-Prozesses: Stellenausschreibungen müssen künftig eine klare Gehaltsangabe enthalten, der Bewerbungsprozess darf nicht diskriminierend gestaltet sein. Für Mitarbeitende müssen transparente Informations- und Auskunftsprozesse geschaffen werden – idealerweise digital und automatisiert über das HR-System.

Auch die Kommunikation nach innen ist entscheidend: Führungskräfte müssen über die neue Rechtslage informiert werden und sicher im Umgang mit Auskunftsersuchen sein. Je größer das Unternehmen, desto wichtiger wird die enge Abstimmung mit den Bereichen Recht, Datenschutz und Compliance.

Besonders größere Unternehmen sollten schon jetzt damit beginnen, Strukturen für die spätere Berichterstattung aufzubauen. Nur so kann gewährleistet werden, dass die ersten verpflichtenden Gender Pay Gap Reports im Jahr 2027 fehlerfrei und gesetzeskonform erstellt werden können.

Fazit: Jetzt handeln und langfristig profitieren

Die EU-Entgelttransparenz-Richtlinie wird in den nächsten Jahren die gesamte Gehaltsstruktur in Unternehmen auf den Prüfstand stellen. Wer frühzeitig handelt, kann nicht nur Haftungsrisiken vermeiden, sondern auch Vertrauen bei Bewerber:innen und Mitarbeitenden aufbauen. Transparente Vergütung wird zum klaren Wettbewerbsvorteil.

Unternehmen, die bis 2026 keinen Fahrplan zur Umsetzung erarbeitet haben, riskieren Sanktionen und Imageschäden. Jetzt ist der ideale Zeitpunkt, um Daten zu erheben, Prozesse zu überarbeiten und eine zukunftssichere HR-Strategie aufzubauen – fair, transparent und rechtskonform.